În spatele fiecărei lucrări publice de anvergură – de la drumuri sigure la rețele hidrotehnice complexe – stă un proces invizibil, extrem de tehnic și plin de riscuri. Pentru a înțelege mai bine cum se transformă o viziune publică într-un proiect finalizat cu succes, am analizat perspectivele Ioanei Ciobota, expert în achiziții publice în cadrul CITADINA 98, un specialist cu 18 ani de practică în domeniu.
Din experiența sa vastă, Ioana a vorbit despre trei idei fundamentale care descriu dinamica și provocările din acest sector vital al economiei noastre:
I. Provocarea continuă de a fi „ofertant”: Mult mai mult decât depunerea unei oferte
La prima vedere, a fi ofertant pare o sarcină simplă: un operator economic care depune o ofertă în cadrul unei proceduri. În practică, însă, complexitatea marilor proiecte de infrastructură obligă ofertantul să fie un adevărat acrobat legislativ și tehnic. Pe măsură ce anvergura proiectelor crește, ofertarea capătă noi valențe, adesea implicând asocieri mari de până la 10-15 operatori economici (grupuri de parteneri, asociați și subcontractanți), unde fiecare detaliu trebuie corelat la milimetru.
Marea provocare constă în capacitatea de a sintetiza, îndeplini și corela toate cerințele autorității contractante, estimând în același timp un cost real și suficient pentru execuția viitoare a contractului. Nu este de neglijat faptul că documentațiile de atribuire sunt uneori lacunare, transferând riscuri masive către ofertant, iar cerințele tehnice pot fi extrem de împovărătoare și disproporționate față de obiectul achiziției. Când procesul de evaluare se prelungește mult peste termenele legale, crește riscul anulării procedurilor din cauza prelungirilor nejustificate, a pierderii finanțărilor sau a devalorizării bugetelor în cazul aplicării mecanismului de ajustare a prețurilor.
De aceea, activitatea de ofertare este, înainte de toate, o bătălie a anticipării și a curajului de a asuma riscuri calculate.
„Prin urmare, a fi ofertant reprezintă, în primul rând, un act de curaj și o provocare continuă, titulatura de ofertant fiind însoțită în mod obligatoriu de capacitatea operatorului de gestionare a tuturor resurselor necesare, dar și a riscurilor evidente sau a celor deduse din experiența proprie, șansele de succes sau eșec ale unui proiect fiind pornite din activitatea de ofertare.” — Ioana Ciobota, expert achiziții publice Citadina98
II. Execuția contractului și testul de rezistență al cash-flow-ului
Dacă faza de ofertare este una teoretică și strategică, execuția contractului este testul suprem în teren. Pe parcursul implementării, constructorii se confruntă cu un adevărat labirint de obstacole birocratice și financiare care pot pune în pericol termenele de execuție. Prima și cea mai aspră barieră o reprezintă obținerea garanțiilor contractuale – de bună-execuție, de avans sau pentru sumele reținute. Aceste dificultăți vin din formularele rigide impuse de beneficiari sau din necorelarea dintre legislația asigurărilor și cea a achizițiilor publice.
Când o companie mare este implicată în proiecte multiple, capacitatea de a accesa noi garanții se limitează rapid, ceea ce poate afecta cash-flow-ul de zi cu zi și ritmul de pe șantier. Pe lângă acestea, apar și necesități de garanții secundare solicitate de furnizorii de materiale pentru a asigura aprovizionarea la timp a șantierelor. Toate aceste aspecte arată că,chiar și pentru marii constructori, managementul financiar al unui contract este la fel de provocator ca și ridicarea structurilor în sine.
Un alt factor vital este modalitatea și ritmul de decontare a lucrărilor efectuate. Pentru a menține ritmul de lucru pe șantier, este crucial ca plățile să fie efectuate fără întârzieri semnificative. Orice decalaj de decontare pune presiune pe constructor, care trebuie să susțină costurile de materiale și salarii din resurse proprii, motiv pentru care corelarea plăților cu progresul din teren rămâne o condiție de bază pentru succesul oricărei investiții.
„Prima problemă cu care se confruntă executantul este obținerea garanțiilor contractuale: buna-execuție, avansul și sumele reținute, după caz. Din păcate, și în prezent, există dificultăți cu privire la obținerea acestor garanții. Acestea derivă fie din natura formularelor impuse de beneficiari încă de la momentul licitației, fie din legislația conexă din domeniul asigurărilor care nu este compatibilă cu cea de achiziții publice. Dificultăți pot apărea, totodată, ca urmare a implicării executantului în proiecte multiple, acesta nemaiputând accesa facilități pentru garanții, moment în care intervine riscul afectării cash-flow-ului în proiect și al ritmului de execuție. Trebuie reținut că, în executarea unui contract de lucrări, apar și necesități de garanții secundare, respectiv cele solicitate de furnizori, producători pentru aprovizionarea timpurie a șantierului. În atare condiții, pot apărea situații în care, chiar și pentru marii constructori, derularea contractului să fie cu mult mai dificilă decât s-a anticipat.” — Ioana Ciobota, expert achiziții publice Citadina98
III. Echilibrul dintre tehnologie și factorul uman: Echipa, nucleul succesului
În contextul digitalizării rapide, deși Inteligența Artificială (AI) devine un asistent util, ea trebuie folosită cu discernământ, în special ca un instrument de sprijin și documentare. AI-ul ajută în sarcini precum sinteza jurisprudenței, redactarea minutelor, realizarea de situații comparative sau anticiparea unor posibile apărări ale părții adverse în litigii. Cu toate acestea, în procesele decizionale complexe și de concepție, mintea și experiența umană rămân de neînlocuit.
Utilizarea AI-ului necesită o expertiză umană specifică pentru a asigura un rezultat de încredere, întrucât introducerea și interpretarea corectă a datelor depind tot de oameni. Pe de altă parte, în domeniul tehnic, evaluarea unei documentații și redactarea ofertei rămân activități de colaborare strânsă, în care diferitele specializări se completează reciproc.
La finalul zilei, marile licitații nu sunt câștigate de tehnologii solitare, ci de echipe unite. Succesul unui proiect depinde de un nucleu capabil să armonizeze experiența tehnică, financiară și juridică. Acest parteneriat strâns între oameni este adevărata forță a unui constructor mare.
„La nivel de concepție înscrisuri, nu folosesc inteligența artificială. Consider că apariția AI-ului ne forțează la a fi mai buni, mai competitivi în a folosi acest nou instrument. Este nevoie de oameni cu expertiză specifică domeniului de folosire a inteligenței artificiale și nu doar pe parte de IT, activitatea umană de antrenare/introducere date în agentul AI fiind de esență pentru un rezultat viabil. În rest, activez în mod clasic, analizez documentația, oferta (în ansamblul acesteia), legislația specifică, jurisprudența CJUE și mă bucur de susținerea și experiența colegilor, pe latură tehnică și economică, pentru situațiile în care formarea mea juridică nu ar fi suficientă pentru lămurirea tuturor aspectelor. Succesul în construcții vine întotdeauna din cumulul expertizei tehnice, financiare și juridice, la nivel de factor uman și, atunci când acest cumul formează o echipă ce funcționează ca nucleu al operatorului economic, poți licita în orice proiect cu șanse reale de câștig.” — Ioana Ciobota, expert achiziții publice Citadina98
